Factura emisa catre un client B2B nu mai e gata cand apesi „Salveaza". Mai are un pas obligatoriu: trebuie sa ajunga in sistemul national RO e-Factura, prin Spatiul Privat Virtual (SPV) al ANAF, intr-un termen legal.
Pentru un atelier de productie care emite zeci de facturi pe luna, pasul asta poate fi automat sau poate fi o corvoada manuala repetata — diferenta conteaza direct in timp si in riscul de intarziere.
Ce este, concret, e-Factura
e-Factura e sistemul national prin care facturile emise intre firme (B2B) si catre institutii publice (B2G) se transmit electronic catre ANAF, intr-un format XML structurat, prin platforma SPV — nu doar ca PDF trimis pe email.
Factura devine valabila fiscal in momentul in care e inregistrata corect in SPV, nu doar cand a fost emisa in evidenta interna a firmei.
Cine este obligat
Persoanele impozabile stabilite in Romania, inregistrate in scopuri de TVA, sunt obligate sa transmita facturile emise catre alte firme (B2B) si catre institutii publice (B2G) prin SPV.
Regulile exacte de aplicabilitate si termenele se pot ajusta prin acte normative — pentru cazuri specifice (operatiuni intracomunitare, export, regimuri speciale), verificarea cu un contabil ramane necesara.
Ce se intampla daca nu respecti termenul
Netransmiterea facturii in SPV in termenul legal poate atrage o sanctiune contraventionala. Riscul real pentru un atelier mic nu e neaparat amenda in sine, cat timpul pierdut cand facturile se acumuleaza si trebuie transmise manual, in graba, la finalul lunii.
Ce inseamna asta pentru fluxul de facturare al unui atelier
Intr-un atelier de productie, o factura nu e un document izolat — vine dintr-o comanda, un proiect, un lot de livrare. Daca factura se genereaza separat de restul fluxului (Excel, alt program), transmiterea in SPV devine un pas manual in plus: export, conversie in XML, upload pe portal, verificare status.
Cand facturarea e parte din acelasi sistem care gestioneaza comenzile si livrarile, transmiterea catre SPV poate porni direct din factura emisa, fara sa mai treaca prin fisiere intermediare.
Cum arata integrarea in MKWork Manager
Modulul de contabilitate din MKWork genereaza XML-ul facturii in formatul cerut, se conecteaza la SPV printr-o autorizare OAuth directa cu contul ANAF al firmei si trimite factura fara upload manual de fisiere.
Statusul fiecarei facturi transmise — acceptata, respinsa, in procesare — se verifica din acelasi ecran, iar mesajele primite de la ANAF prin SPV (erori de validare, confirmari) sunt centralizate intr-un dashboard dedicat, nu ingropate intr-un cont ANAF separat verificat manual.
Concluzie
e-Factura nu e un formular in plus — e un pas obligatoriu care, netratat sistematic, se acumuleaza si devine risc de sanctiune. Cea mai simpla reducere a riscului e sa faca parte din acelasi flux cu restul facturarii, nu un proces separat.
Pentru cum se genereaza declaratia SAF-T D406 din acelasi set de date contabile, vezi export SAF-T D406 pentru atelier CNC. Pentru mecanismul tehnic al trimiterii automate, vezi cum trimiti facturi automat in SPV direct din ERP.
Testeaza MKWork Manager gratuit — modulul de facturare cu integrare SPV e inclus. Vezi si pagina Software ERP pentru atelier CNC.