Introducere
Pregătirea unui proiect de digitalizare pare copleșitoare. Documente, platforme, termene, oferte de la furnizori.
Acest checklist te ghidează pas cu pas. Bifează fiecare punct. Dacă nu ai citit ghidul general, începe cu ghidul complet despre fonduri de digitalizare.
Faza 1: Pregătire — Săptămâna 1–2
Documente de eligibilitate
- ☐ Certificat de înregistrare la Registrul Comerțului (CUI)
- ☐ Bilanț contabil pe ultimii 2–3 ani fiscali
- ☐ Cont de profit și pierdere pe ultimii 2–3 ani
- ☐ Certificat de atestare fiscală de la ANAF — fără datorii
- ☐ Declarație încadrare IMM
- ☐ Certificat constatator de la Registrul Comerțului (emis recent, max 30 zile)
- ☐ Extras de cont bancar
Verificări preliminare
- ☐ Firma are minim 1–3 angajați (depinde de program)
- ☐ Minim 1–2 ani de activitate
- ☐ Zero datorii la bugetul de stat
- ☐ Nu e în insolvență, lichidare sau reorganizare
- ☐ Codul CAEN principal e eligibil
Faza 2: Selecție software — Săptămâna 2–3
- ☐ Identificat tipul de software necesar — lista completă aici
- ☐ Evaluat minim 2–3 soluții — criterii de selecție ERP
- ☐ Testat soluția aleasă (plan gratuit sau demo)
- ☐ Verificat furnizorul — CUI activ, plătitor TVA
- ☐ Obținut ofertă de preț detaliată
- ☐ Obținut descrierea funcționalităților
- ☐ Verificat modelul de licență (SaaS/perpetuă) e acceptat
Faza 3: Scriere proiect — Săptămâna 3–4
- ☐ Descrierea situației actuale (AS-IS) cu probleme concrete
- ☐ Descrierea situației dorite (TO-BE) cu soluții specifice
- ☐ Indicatori de impact măsurabili (KPI) — ghid indicatori MES
- ☐ Plan de implementare cu timeline realist
- ☐ Buget detaliat pe categorii
- ☐ Justificarea fiecărei cheltuieli
- ☐ Plan de sustenabilitate (cum continui după proiect)
Faza 4: Depunere — Săptămâna 4–5
- ☐ Cont creat pe platforma de depunere
- ☐ Toate documentele scanate și încărcate
- ☐ Câmpuri obligatorii completate
- ☐ Depus cu minim 3 zile înainte de termen
- ☐ Salvat numărul de înregistrare
Faza 5: Implementare — după aprobare
- ☐ Contract de finanțare semnat
- ☐ Software achiziționat conform ofertei din proiect
- ☐ Instalat/configurat software-ul
- ☐ Importat date existente
- ☐ Training operatori
- ☐ Documentat implementarea (capturi de ecran, rapoarte)
- ☐ Depus documentele de plată
Erori frecvente
Datorii la ANAF. Cel mai frecvent motiv de respingere. Verifică și plătește totul înainte de a începe.
Depunere în ultima zi. Platforma se blochează. Nu risc.
Buget nerealist. Nici prea mic (nu acoperă nevoile), nici prea mare (ridică semne de întrebare).
Lipsă indicatori. „Vom fi mai eficienți" nu e suficient. „OEE va crește de la 55% la 70%" — asta e concret.
Află și cât te costă lipsa digitalizării — cifrele te ajută să justifici investiția în proiect.