Comanda de material a fost trimisă furnizorului acum două săptămâni. Marfa ajunge, dar cantitatea nu se potrivește exact cu ce s-a comandat — cineva trebuie să verifice manual, comparând un email vechi cu avizul de însoțire.
Fără o legătură clară între comanda de achiziție și recepția efectivă a mărfii, discrepanțele — cantitate, preț, termen — se descoperă târziu și se rezolvă greoi, prin căutare în corespondența trecută.
Ciclul complet: de la comandă la stoc disponibil
Comanda de achiziție (PO). Documentul care confirmă, formal, ce se comandă, de la cine, la ce preț și cu ce termen de livrare.
Confirmarea furnizorului. Furnizorul confirmă comanda, eventual cu ajustări de termen sau cantitate.
Recepția mărfii (NIR — Notă de Intrare-Recepție). Documentul care confirmă ce a intrat efectiv în atelier, verificat fizic la sosire, comparat cu ce s-a comandat.
Actualizarea stocului. Cantitatea recepționată intră în stocul disponibil, gata de alocare pe comenzile de producție care o așteaptă.
Fără o legătură digitală între aceste etape, fiecare verificare de discrepanță presupune căutarea manuală prin documente separate.
Discrepanțe frecvente și de ce contează
Cantitate diferită față de comandă — furnizorul livrează mai puțin, fără să anunțe explicit. Preț diferit față de oferta inițială — o verificare la recepție previne acceptarea greșită a unei facturi. Termen depășit, fără vizibilitate anticipată — se observă abia când producția are nevoie de material. Material recepționat, dar nealocat corect stocului — creează confuzie ulterioară asupra cantității disponibile reale.
Ce ar trebui urmărit, concret
Statusul fiecărei comenzi active — trimisă, confirmată, parțial sau complet recepționată. Comparația automată comandă vs. recepție, cu diferența de cantitate și preț semnalată clar. Legătura cu stocul de materiale, actualizat automat la confirmarea recepției. Istoricul per furnizor — termene respectate sau nu, discrepanțe frecvente de cantitate.
Cum arată în MKWork Manager
Modulul de Achiziții din MKWork Manager urmărește comenzile de achiziție de la lansare, cu status vizibil pentru fiecare. Recepția mărfii (NIR) se înregistrează direct legată de comanda originală, cu comparația automată între cantitatea comandată și cea recepționată efectiv. Confirmarea recepției actualizează direct stocul de materiale, fără o etapă separată de introducere manuală a acelorași cantități.
Exemplu concret
Un atelier comandă bare de oțel cu termen de livrare confirmat la 10 zile. Marfa ajunge la 14 zile, cu o cantitate cu 8% mai mică decât cea comandată, fără comunicare prealabilă. Cu urmărire structurată, discrepanța de cantitate e semnalată automat la înregistrarea recepției, iar întârzierea devine vizibilă în istoricul furnizorului — informație utilă pentru negocierea următoarei comenzi.
Concluzie
Legătura digitală dintre comanda de achiziție și recepția efectivă a mărfii transformă o verificare manuală, greoaie, într-o comparație automată, vizibilă imediat. Diferența nu e doar confort administrativ — e vizibilitate reală asupra a ceea ce intră efectiv în atelier, față de ceea ce s-a promis.
Testează MKWork Manager gratuit 7 zile, fără card. Vezi și planurile transparente.